Cuando se produzca una emergencia o una interrupción de la actividad, los equipos organizados responderán de acuerdo con los planes establecidos. Se puede solicitar la asistencia de los servicios públicos de emergencia. Es posible que se recurra a contratistas y se necesiten otros recursos. Las consultas de los medios de comunicación, la comunidad, los empleados y sus familias y las autoridades locales pueden saturar las líneas telefónicas.
¿Cómo debe manejar una empresa todas estas actividades y recursos? Las empresas deben disponer de un sistema para el manejo de incidentes (IMS, por sus siglas en inglés).
El Sistema Nacional de Manejo de Incidentes (NIMS, por sus siglas en inglés) fue establecido por FEMA e incluye el Sistema de Mando de Incidentes (ICS, por sus siglas en inglés) NIMS se utiliza como norma para el manejo de emergencias por parte de todos los organismos públicos de Estados Unidos, tanto para eventos planificados como de emergencia.
Cuando se produce un incidente, las actividades de estabilización del incidente (por ejemplo, extinción de incendios, evaluación de daños, conservación de la propiedad) pueden estar en marcha en el lugar del incidente. Otras personas asignadas a realizar actividades de estabilización del incidente, continuidad del negocio o comunicación de crisis se dirigirán a un Centro de Operaciones en Emergencias (COE). El Centro de Operaciones de Emergencia es una ubicación física o virtual desde la que se dirige la coordinación y el apoyo de las actividades de manejo del incidente.
El Sistema de Mando de Incidentes y el uso de un Centro de Operaciones en Emergencias realizan el manejo de incidentes.
El Sistema de Mando de Incidentes
ICS puede ser utilizado por las empresas para colaborar con los organismos públicos durante las emergencias. Las empresas del sector privado deben estar familiarizadas con los conceptos fundamentales del mando de incidentes y coordinar la planificación con los servicios públicos de emergencias locales. El uso de ICS dentro de una empresa depende del tamaño y la complejidad de esta. Las funciones y los papeles pueden asignarse a múltiples individuos o a unas pocas personas se les pueden asignar múltiples responsabilidades.
Centro de Operaciones en Emergencias
El Centro de Operaciones en Emergencias debe activarse siempre que se produzca un incidente importante que cause daños materiales significativos, una interrupción potencial o real del negocio o que tenga el potencial de causar un impacto significativo en el negocio.
Un Centro de Operaciones en Emergencias es un lugar físico (por ejemplo, una sala de conferencias) o virtual (por ejemplo, una conferencia telefónica) diseñado para realizar actividades de respuesta a emergencias, continuidad del negocio y comunicación de crisis.
El personal se reúne en el COE para gestionar los preparativos de un suceso inminente o la respuesta a un incidente en curso. Al reunir a los responsables de la toma de decisiones y proporcionarles la información más actualizada, se pueden hacer mejores decisiones.
Debe establecerse un COE primario en las instalaciones principales de la empresa y un COE secundario debe estar disponible en otra instalación de la empresa, en una instalación temporal (como un hotel) o a través de un enlace de teleconferencia establecido para reunir al personal virtualmente.
Recursos adicionales
- Sistema Nacional de Manejo de Incidentes y el Centro de Recursos de NIMS - Departamento de Seguridad Nacional de EE.UU., Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (enlace en inglés)
- Centro de Recursos de ICS - Sistema de Mando de Incidentes, Instituto de Manejo de Emergencias, Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (enlace en inglés)
- Norma sobre Sistemas de Gestión de Incidentes de los Servicios de Emergencia y Mando de Seguridad - NFPA 1561