Ejercicios

Cuando se piensa en ejercicios, lo que viene a la mente es la ejercitación física para mejorar la fuerza, la flexibilidad y la salud en general. Ejercitar el programa de preparación ayuda a mejorar la solidez general del programa y la capacidad de los miembros del equipo para cumplir sus funciones y desempeñar sus responsabilidades. Hay varios tipos distintos de ejercicios que pueden ayudarle a evaluar su programa y su capacidad para proteger a sus empleados, instalaciones, operaciones del negocio y el medio ambiente.

Ejercicios

Las reseñas posteriores a incidentes suelen confirmar que la experiencia obtenida durante los ejercicios fue la mejor manera de preparar a los equipos para responder de manera efectiva a una emergencia. Los ejercicios deben diseñarse para involucrar a los miembros de los equipos y hacerlos trabajar juntos para manejar la respuesta a un incidente hipotético. Los ejercicios mejoran el conocimiento de los planes, permiten que los miembros mejoren su propio desempeño e identifiquen oportunidades para mejorar las capacidades para responder a eventos reales.

Los ejercicios son un método excelente para:

Tipos de ejercicios

Hay distintos tipos de ejercicios que pueden usarse para evaluar los planes, procedimientos y capacidades de los programas.

Los recorridos, talleres o seminarios de orientación son capacitación básica para miembros de equipos. Están diseñados para familiarizarlos con planes de respuesta a emergencias, de continuidad de las operaciones del negocio y de comunicaciones en crisis y con sus funciones y responsabilidades según se definen en los planes.

Los ejercicios de simulación teórica son sesiones con base en debates en los que los miembros de los equipos se reúnen en un contexto informal de aula para analizar sus funciones durante una emergencia y sus respuestas a una situación de emergencia en particular. Un facilitador orienta a los participantes a través de un debate de uno o más escenarios. La duración de un ejercicio de simulación teórica depende de la audiencia, el tema que se ejercita y los objetivos del ejercicio. Muchos ejercicios de simulación teórica se pueden hacer en pocas horas, por lo que son herramientas económicas para validar planes y capacidades.

Los ejercicios funcionales permiten que el personal valide planes y la preparación al cumplir sus obligaciones en un ambiente operacional simulado. Las actividades para un ejercicio funcional están impulsadas por escenarios, como la falla de una función empresarial crítica o el escenario de un peligro específico. Los ejercicios funcionales están diseñados para ejercitar a miembros de equipos, procedimientos y recursos específicos (p. ej. organización de comunicaciones, advertencias, notificaciones y equipos).

Un ejercicio a escala completa es lo más cercano posible al hecho real. Es un ejercicio prolongado que se hace en un lugar usando tanto como sea posible los equipos y el personal que se convocarán en un evento real. Los ejercicios a escala completa son realizados por agencias públicas. Suelen incluir la participación de negocios locales.

Elaboración de un plan de ejercicios

Elabore un plan de ejercicios a partir de una evaluación de necesidades y capacidades actuales. Revise la evaluación de riesgos y los objetivos de desempeño del programa. Haga una sesión de recorrido u orientación para familiarizar a los miembros del equipo con los planes de preparación. Revise las funciones y responsabilidades y asegúrese de que todos estén familiarizados con el manejo de Incidentes. Identifique probables escenarios para emergencias y alteración del negocio. Use esos escenarios como base para ejercicios de simulación teórica. A medida que el programa madure, considere hacer un ejercicio funcional. Contacte a funcionarios de manejo de emergencias para determinar si hay una oportunidad para participar en un ejercicio a escala completa dentro de su comunidad.

Los ejercicios deben evaluarse para determinar si se cumplieron sus objetivos y para identificar oportunidades para mejorar el programa. Un debate de “revisión del desempeño” facilitado al final de un ejercicio es una excelente manera de solicitar comentarios e identificar sugerencias para la mejora. Los formularios de evaluación son otra manera para que los participantes proporcionen comentarios y sugerencias. Se debe compilar un informe posterior a la acción que documente sugerencias para la mejora después del ejercicio y se deben distribuir copias a la gerencia y a otras personas. Las sugerencias para la mejora deben abordarse a través del programa de medidas correctivas de la organización.

Recursos para ejercicios

• Ejercicios de planificación para emergencias para su organización: Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (enlace en inglés)
• Ejercicio de Seguridad Nacional y Programa de Evaluación: Departamento de Seguridad Nacional de Estados Unidos
• Guía para programas de pruebas, capacitaciones y ejercicios para planes y capacidades de TI: Recomendaciones del National Institute of Standards and Technology, Publicación especial 800-84 (enlace en inglés)